[Web] Báo cáo lương và Cost center

   Mỗi Cost Center có thể được gán cho nhân viên, phòng ban, hoặc vị trí. Khi bảng lương được duyệt, hệ thống đẩy chi phí vào từng Cost Center tương ứng để phục vụ báo cáo hạch toán.
   Để có một báo cáo hạch toán lương chính xác vào cuối tháng, Users cần thực hiện theo luồng nghiệp vụ sau:

• Cấu hình và gắn chi phí: Thiết lập danh sách Trung tâm chi phí (Cost Center) và các Hạng mục báo cáo, Gán chi phí: Phân bổ nhân sự/phòng ban vào các Cost Center tương ứng.
• Xử lý dữ liệu: Chạy bảng lương tháng, thực hiện "Đẩy sang Cost Center" và nhập tay các chi phí ngoài bảng lương.
• Hạch Toán: Xem và xuất Bảng hạch toán lương.

   Để xem danh sách Cost Center đã tạo, vào phần Cài đặt => Bảng lương V2 => Cost center. Tại đây người dùng sẽ xem được danh sách các Cost Center.
   Để thêm mới Cost Center, click nút Thêm mới ở góc phải.

Nhập tên Cost Center không trùng tên các Cost Center đã có và Mã để tạo mới Cost Center.

• Sau khi tạo thành công sẽ hiển thị danh sách các cost center đã tạo, có thể click xem chi tiết thông tin hoặc sửa tên Cost Center.
• Hệ thống chặn xóa các Cost Center đã từng phát sinh chi phí hoặc đang gán cho nhân viên để bảo vệ dữ liệu lịch sử. Thay vào đó, có thể chuyển sang trạng thái "Không khả dụng"
  
• Ở trạng thái không khả dụng, hệ thống sẽ ẩn Cost Center và ẩn các dữ liệu liên quan đến Cost Center đó trong bảng hạch toán cuối cùng

   Thực hiện gắn Cost Center theo đơn vị, vị trí công việc hoặc nhân sự dựa trên cơ cấu tổ chức. Tính năng này giúp hệ thống biết tiền lương của nhân viên sẽ thuộc về chi phí của đơn vị nào.
   Để phân bổ chi phí cho 1 Cost Center, vào phần Cài đặt => Bảng lương V2 => Phân bổ chi phí => Click Thêm mới ở góc phải.

   Trên Popup, nhập các thông tin để tạo phân bổ chi phí:

• Đối tượng áp dụng: Chọn đối tượng chịu chi phí cuối cùng của Cost Center. Các đối tượng có thể chọn là 1 phòng ban, vị trí công việc hoặc cá nhân nhân viên.
  
• Thời gian hiệu lực: Là thời gian hoạt động của phần phân bổ chi phí vào Cost Center, chi phí của Cost Center chỉ hiển thị nếu đang ở trong thời gian hiệu lực. Bắt buộc nhập tháng bắt đầu. Có thể không nhập tháng kết thúc, nếu bỏ trống mặc định phân bổ chi phí có hiệu lực không thời hạn tính từ lúc bắt đầu.
• Cost Center: Chọn Cost Center đã tạo. Không được chọn trùng Cost Center đã phân bổ chi phí khác trong cùng thời gian hiệu lực.
  
• Tỉ lệ phân bổ: nhập phần trăm phân bổ chi phí vào Cost Center theo các cách:

          ○ Chỉ chọn 1 Cost Center: Chi phí của đối tượng sẽ phân bổ toàn bộ cho 1 Cost Center, Ví dụ: Chi phí của phòng Product chỉ phân bổ cho Cost Center Ban kỹ thuật, thì chỉ cần chọn 1 Cost Center và Tỷ lệ phân bổ là 100%. Hiểu là toàn bộ chi phí trả lương cho các nhân viên của phòng Product do Ban kỹ thuật chịu trách nhiệm.
          ○ Chọn nhiều Cost Center: Chi phí của đối tượng sẽ phân bổ theo  tỷ lệ cho nhiều Cost Center, Ví dụ: Chi phí của phòng Product cần phân bổ 80% cho Cost Center Ban kỹ thuật, và 20% cho Cost Center Ban kinh doanh, thì chỉ chọn 2 Cost Center và Tỷ lệ phân bổ mỗi Cost Center là 50% (Tổng tỷ lệ phân bổ phải bằng 100%). Hiểu là chi phí trả lương cho các nhân viên của phòng Product do Ban kỹ thuật chịu 80%, và Ban kinh doanh chịu 20%, tính theo nghiệp vụ của đơn vị hoặc tính trách nhiệm của các bộ phận.

Hạng mục chi phí là phân loại các khoản chi trong doanh nghiệp theo từng nhóm cụ thể (như lương, thưởng, bảo hiểm chi trả…), giúp dễ dàng theo dõi, kiểm soát và phân tích chi phí, từ đó hỗ trợ việc quản lý ngân sách và ra quyết định hiệu quả hơn theo Cost Center.

*Hệ thống đang định nghĩa có 2 loại hạng mục

• Do hệ thống tạo sẵn, không thể xóa
• Gắn với các chỉ số tính lương đã có (BHXH, Thuế, Lương Net…)
• Khi bảng lương chạy xong, hệ thống tự động lấy số liệu từ chỉ số liên kết nếu hạng mục đang bật sử dụng
• Người dùng có thể: đổi tên, đổi nhóm hạng mục, thay đổi thứ tự, bật/tắt sử dụng các hạng mục này

   Do user tự tạo theo nhu cầu tính toán chi phí của nghiệp vụ doanh nghiệp.

   Để tạo hoặc chỉnh sửa các hạng mục, người dùng thao tác như sau:

Tạo nhóm hạng mục: Mỗi hạng mục sẽ được gắn với nhóm hạng mục để định vị trí trên bảng hạch toán. Để tạo hoặc chỉnh sửa nhóm hạng mục, click vào nút Nhóm hạng mục ở góc phải.

Để thêm nhóm hạng mục, click nút Thêm nhóm. Nhập tên nhóm để thêm mới

Nhóm hạng mục đã tạo sẽ hiển thị khi có hạng mục gán vào nhóm.

Tạo các hạng mục chi phí:

   Để tạo các hạng mục chi phí, chọn Tab Hạng mục.

   Click Thêm hạng mục ở góc phải, nhập các thông tin trên Popup:

• Tên hạng mục: Nhập tên của hạng mục chi phí (Ví dụ: Lương cơ bản)
• Mã hạng mục: Mã được tự sinh, có thể chỉnh sửa nhưng không được trùng với mã của hạng mục khác
• Nhóm chi phí: Chọn nhóm hạng mục chi phí đã tạo, phần này bắt buộc có
• Thông tin tính lương: Chọn các trường trong thông tin tính lương của bảng lương, cho phép chọn nhiều trường. Chi phí của hạng mục sẽ được tính bằng tổng số tiền lương trong kỳ của tất cả các trường đã chọn 

Sau khi tạo hạng mục thành công hiển thị danh sách các hạng mục theo nhóm, có thể kéo thả để sắp xếp các vị trí hạng mục trong nhóm, sửa thông tin hạng mục hoặc xóa các hạng mục chưa có chi phí thực tế.

   Sau khi đã thiết lập Cost Center và phân bổ chi phí, để xuất báo cáo hạch toán, người dùng thực hiện thao tác như sau:

• Mỗi phân bổ theo Cost Center là 1 bản ghi, nếu nhân sự được phân bổ nhiều cost center theo tỉ lệ đã cấu hình, Tại bảng tạm tính Cost Center sẽ hiển thị nhiều record Cost Center gắn với nhân sự và tính toán các hạng mục dựa theo tỉ lệ đã cấu hình

• Hệ thống hiển thị bảng xem trước chi phí theo từng Cost Center và cảnh báo danh sách nhân viên chưa được gán Cost Center (ví dụ những nhân sự không thuộc các phòng ban của Cost Center, những người này sẽ bị bỏ qua khi đẩy dữ liệu)
• Nếu hạng mục không có phát sinh chi phí nào (Dữ liệu thành phần tính lương trong bảng lương = 0 hoặc bằng “-”) thì sẽ không hiển thị ra màn này
• Nếu hạng mục không mapping được với thông tin tính lương nào trong bảng lương thì sẽ không hiển thị trong màn tính toán Cost Center này
  
• Tính lặp lại: Người dùng có thể sửa bảng lương và bấm "Đẩy lại" nhiều lần. Hệ thống sẽ tự xóa các bản ghi tự động cũ và nạp lại cái mới mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu nhập tay
• Một nhân sự có thể thuộc nhiều bảng lương, Không ghi đè chi phí Cost Center của các bảng lương  

Tại mục chi phí lương, người dùng có thể xem và điều chỉnh số liệu trước khi xuất hạch toán lương

• Nhập thủ công: Dùng cho các khoản phát sinh lẻ cho từng nhân sự hoặc Cost Center. Người dùng có thể click vào nút Thêm chi phí để nhập chi phí đơn lẻ, thông tin chi phí bao gồm:

• Cost Center: Chọn Cost Center cần thêm chi phí
• Hạng mục: chọn hạng mục chi phí của mẫu hạch toán cần thêm chi phí
• Nhân viên: Chọn nhân viên nhận phát sinh chi phí
• Số tiền: Nhập số tiền chi phí phát sinh
• Kỳ lương: Chọn kỳ tính lương để bổ sung chi phí
• Ghi chú: Ghi chú lý do bổ sung chi phí

• Import Excel: Tải file mẫu để điền dữ liệu và upload hàng loạt chi phí bổ sung. Để import, click nút Import Excel => Trên Popup, click tải file mẫu import.

Trên file mẫu tải xuống nhập các thông tin bao gồm:

• Mã Cost Center: Nhập mã của Cost Center cần thêm chi phí
• Hạng mục: Nhập mã hạng mục chi phí của mẫu hạch toán cần thêm chi phí
• Mã nhân viên: Nhập mã của nhân viên nhận phát sinh chi phí
• Số tiền: Nhập số tiền chi phí phát sinh
• Kỳ lương: Nhập kỳ tính lương để bổ sung chi phí theo dạng yyyy-mm
• Ghi chú: Ghi chú lý do bổ sung chi phí

Sau khi nhập thông tin, dùng file đã lưu để Import bổ sung chi ph

-- Hệ thống hỗ trợ kiểu Import "Thành công một phần" - dòng nào lỗi sẽ báo lỗi đỏ, dòng đúng vẫn được import thành công.

Lưu ý:

• Có thể sửa, xóa chi phí được import/ thêm thủ công
• Các chi phí đẩy từ bảng lương sẽ không cho phép sửa xóa (Nếu cần phải điều chỉnh ở bảng lương và đẩy lại)

Sau khi đã điều chỉnh chuẩn phần chi phí lương, người dùng chọn Hạch toán lương để xem và xuất báo cáo hạch toán.

• Giá trị ô: Là tổng cộng của tất cả nguồn số liệu trong kỳ lương tương ứng với kỳ xem hạch toán.

• Hiện % / Tổng: Hiển thị thêm tỉ lệ phần trăm của từng ô so với tổng quỹ lương toàn kỳ.

Xuất báo cáo: Để xuất Excel bảng Hạch toán, click nút Xuất Excel ở góc phải.
-- Có thể lọc các thông tin ở bộ lọc như: Kỳ hạch toán, Cost Center hoặc Hạng mục để xem và xuất báo cáo hạch toán đúng theo mong muốn.