[Web] Hướng dẫn sử dụng tính lương V2

• Thiết lập công thức tính lương tùy biến theo từng vị trí
• Tự động tính lương hàng loạt chỉ với vài thao tác
• Kiểm tra, rà soát và điều chỉnh dữ liệu trước khi chốt lương
• Xuất bảng lương chi tiết ra Excel
• Đồng bộ dữ liệu với các phân hệ khác như nhân sự, đơn từ, chấm công

• Tên thu nhập: Tên hiển thị mặc định của thông tin thu nhập này khi sử dụng tính toán (Ví dụ: Lương cơ bản)
• Key: Là từ khóa đại diện của thông tin thu nhập sử dụng cho công thức tính toán. Hệ thống sẽ tự động tạo theo tên của thông tin thu nhập theo dạng chữ không dấu và cách bằng dấu gạch dưới, người dùng có thể sửa lại tên key (Ví dụ: LUONG_CO_BAN)
• Kiểu dữ liệu: Là cách hiển thị dữ liệu của số nhập liệu vào thông tin thu nhập, có thể chọn Số (có thể sử dụng để tính toán) hoặc Văn bản (chỉ sử dụng để hiển thị).
• Loại thu nhập: Là phân loại của thông tin thu nhập, có thể chọn là Lương hoặc Phụ cấp. Phân loại này chỉ để quản lý, không ảnh hưởng đến cách tính toán của thông tin thu nhập
• Đơn vị tính: Chọn đơn vị tính của thông tin thu nhập, đơn vị tính có 2 nhóm:
• Không đơn vị tính: Nếu thông tin thu nhập không cài đặt đơn vị tính, hệ thống sẽ tự động hiển thị giá trị mặc định của khoản thu nhập đó trên bảng lương khi thực hiện tính toán. (Ví dụ: Nhập Lương cơ bản = 5,000,000. Khi tính lương, giá trị cột Lương cơ bản hiển thị bằng 5,000,000.). Ưu tiên dùng Không đơn vị tính để hiển thị dễ hiểu và khi viết công thức tính toán sẽ ít sai lệch ở bảng lương.
• Có đơn vị tính: Nếu thông tin thu nhập có đơn vị tính, khi tính lương hệ thống sẽ xử lý tính toán ngầm rồi hiển thị kết quả đã tính toán ở trường thông tin này trên bảng lương. Không khuyên dùng nếu cần bảng lương hiển thị các thông tin tính toán tường minh. Có các loại đơn vị tính như sau:
• Giờ: Khi dùng thông tin thu nhập này để tính lương, hệ thống sẽ xử lý ngầm: nhân số tiền nhập ở thông tin thu nhập với tổng số giờ làm việc của nhân viên trong tháng, sau đó mới đưa ra kết quả ở bảng lương. (Ví dụ: Nhập Phụ cấp trách nhiệm = 50,000 khi tính lương hệ thống sẽ kiểm tra số giờ chấm công thực tế - ví dụ 200 giờ - sau đó tiến hành tính toán ngầm và hiển thị Phụ cấp trách nhiệm = 50,000 * 200 = 10,000,000).
• Ngày: Khi dùng thông tin thu nhập này để tính lương, hệ thống sẽ xử lý ngầm: nhân số tiền nhập ở thông tin thu nhập với tổng số ngày làm việc của nhân viên trong tháng, sau đó mới đưa ra kết quả ở bảng lương. (Ví dụ: Nhập Phụ cấp trách nhiệm = 50,000 khi tính lương hệ thống sẽ kiểm tra số giờ chấm công thực tế - ví dụ 24 ngày - sau đó tiến hành tính toán ngầm và hiển thị Phụ cấp trách nhiệm = 50,000 * 24 = 1,200,000).
• Tháng: Khi dùng thông tin thu nhập này để tính lương, hệ thống sẽ xử lý ngầm: nhân số tiền nhập ở thông tin thu nhập với Tổng ngày công làm việc/Số ngày công chuẩn của nhân viên trong tháng, sau đó mới đưa ra kết quả ở bảng lương. (Ví dụ: Nhập Lương cơ bản = 5,000,000 khi tính lương hệ thống sẽ kiểm tra số công thực tế và công chuẩn – ví dụ đã làm 20 công/26 công chuẩn – sau đó tiến hành tính toán ngầm và hiển thị Lương cơ bản = 5,000,000 / 26 * 20 = 3,846,154).
• Mô tả: Nhập mô tả thông tin thu nhập.

Người dùng có thể nhập thông tin nhu nhập cho từng nhân viên hoặc Import để cập nhật thông tin thu nhập hàng loạt.

• Thời gian có hiệu lực: Nhập ngày bắt đầu áp dụng các mức lương/phụ cấp, trước ngày này các mức lương/phụ cấp của nhân sự sẽ mặc định = 0

Có thể Nhập ngày dừng áp dụng các mức lương/phụ cấp, nếu các mức lương vô thời hạn có thể không nhập trường thông tin này.

• Các mức lương/phụ cấp: Chọn loại lương/phụ cấp áp dụng cho nhân sự này và nhập số tiền. Nếu nhân sự không áp dụng loại lương/phụ cấp nào thì không cần chọn.

• Ngày bắt đầu hiệu lực thu nhập: Nhập ngày bắt đầu áp dụng các mức lương/phụ cấp, trước ngày này các mức lương/phụ cấp của nhân sự sẽ mặc định = 0
• Ngày kết thúc hiệu lực thu nhập: Nhập ngày dừng áp dụng các mức lương/phụ cấp, nếu các mức lương vô thời hạn có thể không nhập trường thông tin này
• Các mức lương/phụ cấp: Nhập số tiền lương/phụ cấp cơ bản của nhân sự. Nếu nhân sự không có loại lương/phụ cấp nào thì để trống cột đó, không nhập số 0.

Người phụ thuộc (NPT) là người mà đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân có trách nhiệm nuôi dưỡng. Bao gồm:
- Con chưa thành niên; con bị tàn tật, không có khả năng lao động;
- Các cá nhân không có thu nhập hoặc có thu nhập không vượt quá mức quy định. Bao gồm con thành niên đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề; vợ hoặc chồng không có khả năng lao động; bố, mẹ đã hết tuổi lao động hoặc không có khả năng lao động; những người khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng.
Để cập nhật thông tin người phụ thuộc, người dùng có thể thao tác bằng cách cập nhật thủ công ở hồ sơ nhân sự hoặc import thông tin như sau:

• Họ và tên: Tên người phụ thuộc của nhân sự
• Ngày sinh: Ngày sinh của người phụ thuộc
• CMND/CCCD: Số chứng minh thư hoặc căn cước của người phụ thuộc nếu có
• Ngày cấp: Ngày cấp chứng minh thư/ Căn cước công dân nếu có
• Nơi cấp: Nơi cấp chứng minh thư/ Căn cước công dân nếu có
• Tỉnh/Thành phố nơi cấp giấy khai sinh
• Phường/Xã nơi cấp giấy khai sinh
• Mã số BHXH: Mã số thuế người phụ thuộc nếu có
• Mã số thuế: Mã số thuế người phụ thuộc nếu có
• Là người phụ thuộc của NLĐ: Tích chọn để xác định có phụ thuộc, nếu tích chọn có thể nhập các thông tin bên dưới
• Mối quan hệ: Mối quan hệ của người phụ thuộc với nhân sự như: Bố, Mẹ, Con...
• Thời gian phụ thuộc: Nhập thời gian của trạng thái phụ thuộc. Người phụ thuộc được tính trên bảng lương nếu thời gian phụ thuộc nằm trong kỳ tính lương.
• Thuộc cùng hộ gia đình với NLĐ: Tích chọn xác định người phụ thuộc cùng hộ gia đình với chủ hộ.

Có thể cập nhật lại hoặc xóa thông tin người phụ thuộc của nhân sự bằng cách click các thao tác trên danh sách.

• Phạm vi áp dụng: Chọn phạm vi áp dụng để tải file mẫu bao gồm: Toàn công ty, Phòng ban, Vị trí công việc hoặc Nhân viên
• Giới hạn nhân viên: Lọc giới hạn nhân viên cần tải gồm:
• Tất cả nhân viên: Toàn bộ nhân viên trong phạm vi
• Chỉ nhân viên đã có người phụ thuộc: Chỉ lấy thông tin những nhân viên có người phụ thuộc để cập nhật lại
• Chỉ nhân viên chưa có người phụ thuộc: Chỉ lấy thông tin những nhân viên chưa có người phụ thuộc để thêm mới

• Họ và tên: Tên người phụ thuộc của nhân sự
• Mối quan hệ: Mối quan hệ của người phụ thuộc với nhân sự như: Bố, Mẹ, Con...
• Ngày sinh: Ngày sinh của người phụ thuộc
• CMND/CCCD: Số chứng minh thư hoặc căn cước của người phụ thuộc nếu có
• Ngày cấp: Ngày cấp chứng minh thư/ Căn cước công dân nếu có
• Nơi cấp: Nơi cấp chứng minh thư/ Căn cước công dân nếu có
• Tình trạng phụ thuộc: Chọn tình trạng phụ thuộc hiện tại (Có/Không)
• Thời gian phụ thuộc: Thời gian phụ thuộc theo tiêu chí của quy định chung (Tham khảo phần giới thiệu)
• Mã số thuế: Mã số thuế người phụ thuộc nếu có

Tính năng quản lý bảng lương cho phép quản lý bảng lương tùy chỉnh cài đặt và thiết kế bảng lương theo đúng mẫu bảng tính lương hiện tại đang áp dụng. Hệ thống hỗ trợ xử lý công thức linh hoạt tương tự Excel, dễ dàng thiết lập các phép tính lương, phụ cấp, làm thêm giờ, khấu trừ, thuế và bảo hiểm theo từng nghiệp vụ cụ thể. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tự chủ trong việc xây dựng, điều chỉnh bảng lương mà vẫn đảm bảo tính chính xác, nhất quán và dễ kiểm soát.

Mẫu bảng lương là form đã được cài đặt sẵn, bao gồm các cột dữ liệu và công thức tính toán tương tự như Excel, giúp chuẩn hóa và tự động hóa việc tính lương.
Mỗi mẫu có thể linh hoạt áp dụng cho từng nhóm đối tượng cụ thể hoặc được tạo sẵn để sử dụng khi cần, mà chưa gán cho đối tượng nào, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và điều chỉnh theo từng chính sách lương khác nhau. Để khởi tạo mẫu bảng lương, người dùng sẽ khai báo các thông tin tính lương và sử dụng cho các mẫu tính toán.

• Tên thành phần: Nhập tên thành phần tính lương, đây là nhãn của cột sẽ hiển thị trên bảng lương
• Mã thành phần: Là từ khóa của thông tin tính lương sẽ được sử dụng trong các công thức tính toán, hệ thống sẽ tự động tạo từ khóa dựa theo tên thông tin tính lương. Người dùng có thể đổi Mã nếu cần hoặc thay đổi tên thông tin tính lương thì Mã sẽ thay đổi theo (Hạn chế thay đổi Mã thành phần khi đã sử dụng trong mẫu bảng lương, việc này sẽ ảnh hưởng đến công thức đang hoạt động).
• Định dạng: Chọn định dạng hiển thị dữ liệu trên bảng lương
• Văn bản: Hiển thị dạng chữ, các chữ số sẽ không có dấu chia đơn vị, thường sử dụng cho các trường nhập văn bản không dùng để tính toán như Ghi chú
• Số: Trường thông tin hiển thị số liền, không có dấu phân tách đơn vị
• Tiền tệ: Trường thông tin hiển thị số có dấu phân tách đơn vị và có đơn vị tiền tệ là Đồng
• Phần trăm: Trường thông tin hiển thị số có đơn vị % và hiểu là số % khi đem tính toán (Nếu nhập 1 thì = 100%)
• Giá trị mặc định: Nhập giá trị mặc định cho thông tin tính lương, giá trị này sẽ hiển thị nếu không có dữ liệu đầu vào ảnh hưởng đến thông tin này
• Loại công thức: Chọn cách tính toán giá trị cho trường thông tin
• Nhập tay: Trường thông tin không tính theo công thức, dữ liệu được nhập thủ công sau khi xuất bảng lương
• Công thức Excel: Dữ liệu của trường này tính toán bằng công thức của Excel (Khuyên dùng)
• Ngôn ngữ HappyTime: Tính toán bằng ngôn ngữ riêng của HappyTime, đang phát triển
• Ngôn ngữ Expression: Ngôn ngữ hệ thống của HappyTime
• Công thức: Nhập các công thức tính toán số liệu nếu giá trị không phải nhập tay. Với loại công thức Excel, người dùng có thể sử dụng các hàm số học và dấu như Excel bình thường, các cột cần truyền tham số dùng để lập công thức ở các cột khác thì sử dụng các Mã thành phần để nhận biết (Ví dụ như ảnh).
• Mô tả: Nhập mô tả chi tiết cho trường thông tin này

• Tên mẫu bảng lương: Nhập tên mẫu hiển thị khi sử dụng (Ví dụ: Mẫu bảng lương của công ty A)
• Phân loại: Chọn phân loại bảng lương áp dụng mẫu này theo một trong các loại sau:
• Bảng lương chính: Bảng tính lương tháng chính thức cho các đơn vị, tổng hợp các thông tin tính lương
• Bảng sản phẩm: Bảng tính thu nhập theo sản phẩm áp dụng cho các bộ phận sản xuất
• Bảng lương KPI: Bảng tính thu nhập theo KPI, chính sách KPI
• Bảng khen thưởng – kỷ luật: Bảng tính thưởng, phạt theo thông tin khen thưởng kỷ luật trong thông tin nhân sự
• Bảng điều chỉnh thu nhập: Bảng tính lương điều chỉnh tăng hoặc giảm theo thông tin nhập thủ công
• Bảng lương khác: Bảng lương phụ tính toán theo quy định riêng của công ty
• Mô tả: Nhập mô tả thêm cho mẫu bảng lương
• Đối tượng áp dụng: Chọn các đối tượng áp dụng mặc định của mẫu bảng lương này, nếu nhân sự thuộc đối tượng áp dụng, đang làm việc tại tháng tính lương và có thông tin thu nhập ở đơn vị áp dụng thì sẽ hiển thị khi xuất bảng lương.

Các đối tượng có thể lựa chọn bao gồm:

• Đơn vị áp dụng: Có thể chọn một công ty con áp dụng mẫu bảng lương này, khi tạo bảng lương nhân sự tính lương khác Super Admin/Admin tập đoàn sẽ chỉ thấy mẫu bảng lương áp dụng cho công ty của mình. Nếu không chọn đơn vị áp dụng thì mẫu bảng lương sẽ áp dụng chung cho toàn tập đoàn.
• Phòng ban áp dụng: Nếu có chọn công ty con áp dụng mẫu bảng lương, người dùng có thể chọn thêm phòng ban mặc định áp dụng mẫu bảng lương này để bảng lương chỉ tính riêng cho các nhân sự thuộc phòng ban được chọn.
• Vị trí áp dụng: Chọn các vị trí công việc mặc định áp dụng mẫu bảng lương này để tính lương theo mẫu cho các nhân viên thuộc vị trí công việc tương ứng. Nếu có lựa chọn đơn vị áp dụng là công ty con thì chỉ có thể chọn các vị trí công việc thuộc công ty con đó, nếu không chọn đơn vị áp dụng là công ty con thì có thể chọn nhiều vị trí thuộc các công ty khác nhau thuộc tập đoàn.
• Nhân viên áp dụng: Chọn đích danh các nhân viên mặc định áp dụng mẫu bảng lương này để tính lương theo mẫu cho các nhân viên thuộc vị trí công việc tương ứng. Nếu có lựa chọn đơn vị áp dụng là công ty con thì chỉ có thể chọn các nhân viên thuộc công ty con đó, nếu không chọn đơn vị áp dụng là công ty con thì có thể chọn các nhân viên thuộc các công ty khác nhau thuộc tập đoàn.

Có thể không chọn đối tượng áp dụng cho mẫu bảng lương, trong trường hợp này bảng lương có thể sử dụng cho tất cả các công ty con thuộc tập đoàn.

• Thành phần lương: Lựa chọn các thông tin tính lương đã tạo cần sử dụng cho mẫu bảng lương. Các thành phần lương khi đã chọn có thể thay đổi tên thành phần để hiển thị theo yêu cầu, việc đổi tên thành phần không ảnh hưởng đến công thức (Không đổi mã thành phần). Nếu tại bước này cần thêm các thành phần lương chưa có, người dùng có thể click Thêm mới thành phần trên Popup chọn thành phần và nhập công thức tính toán mà không cần quay lại phần cài đặt thông tin tính lương. Sau khi lựa chọn, có thể kéo thả các thành phần lương trên form mẫu để sắp xếp lại vị trí.

• Với các thành phần tính lương đã chọn, có thể cài đặt hiển thị trên App bằng cách tích Hiển thị PL,
  các trường thông tin tích hiển thị sẽ xuất hiện trên phiếu lương trên App (Trên bảng lương trên web sẽ luôn hiển thị đủ các trường thông tin trong mẫu).
• Có thể tạo nhóm các thông tin tính lương các thông tin hiển thị dạng nhóm trên bảng lương.
• Các thông tin tính lương không sử dụng có thể Xóa khỏi mẫu bảng lương. Lưu ý: Nếu có 1 thông tin tính lương sử dụng các thông tin khác làm thành phần tính toán thì trên mẫu bảng lương cần có cả các thông tin thành phần.

• Bảng lương mặc định luôn có 1 mẫu bao gồm tất cả các chỉ số
  
• Người dùng có thể tạo các mẫu với số lượng cột và sắp xếp theo các yêu cầu nghiệp vụ
• Khi export bảng lương hệ thống cho phép chọn mẫu từ danh sách các mẫu bảng lương

Để tạo mẫu xuất dữ liệu, tại mục Mẫu export của mẫu bảng lương, click Tạo mẫu export.

Trên Popup tạo mẫu, click chọn các chỉ số cần xuất trong mẫu, có thể tạo các nhóm thông tin để sắp xếp các chỉ số cùng loại.

• Tên bảng lương: Tên bảng lương mặc định là tên mẫu bảng lương, có thể sửa lại tên bảng lương để nhận biết bảng lương theo tháng (Ví dụ: Bảng lương công ty A – Tháng 1)
• Kỳ lương: Chọn kỳ tính lương của bảng lương, thời gian tính lương tương ứng với kỳ chốt công của công ty con được chọn. Nếu không chọn công ty con, kỳ tính lương sẽ theo mặc định của tập đoàn.
• Thời gian tính công: Chi tiết khoảng ngày tính công của kỳ lương
• Theo tháng công: Mặc định khoảng ngày tính lương theo kỳ lương đã chọn bên trên.
• Tùy chỉnh: Có thể chọn khoảng thời gian theo nhu cầu không theo kỳ lương (Ví dụ: Xuất bảng lương trong 15 ngày đầu tháng 1/2026)
• Đối tượng được chia sẻ: Chọn nhân sự được chia sẻ xem bảng lương nhưng không được tác động đến bảng lương
• Liên kết với bảng lương phụ: Chọn bảng lương phụ để tính toán thêm nếu có
• Đối tượng áp dụng: Chọn các đối tượng áp dụng mặc định của bảng lương này, mặc định đối tượng áp dụng sẽ theo mẫu bảng lương đang sử dụng, nếu nhân sự thuộc đối tượng áp dụng, đang làm việc tại tháng tính lương và có thông tin thu nhập ở đơn vị áp dụng thì sẽ hiển thị khi xuất bảng lương.

Các đối tượng chọn lại khi tính lương, có thể lựa chọn bao gồm:

• Phòng ban áp dụng: có thể chọn thêm phòng ban mặc định áp dụng mẫu bảng lương này để bảng lương chỉ tính riêng cho các nhân sự thuộc phòng ban được chọn.
• Vị trí áp dụng: Chọn các vị trí công việc mặc định áp dụng mẫu bảng lương này để tính lương theo mẫu cho các nhân viên thuộc vị trí công việc tương ứng.
• Nhân viên áp dụng: Chọn đích danh các nhân viên mặc định áp dụng mẫu bảng lương này để tính lương theo mẫu cho các nhân viên thuộc vị trí công việc tương ứng.

• Liên kết với bảng lương phụ: Chọn bảng lương phụ bổ sung để thực hiện tính toán lại các cột có thông tin liên quan đến bảng lương đó.

• Xem các phản hồi và phản hồi lại: Xem các phản hồi bảng
  lương nhân sự gửi từ App và có thể phản hồi lại theo luồng chat của phiếu lương.

B2: Admin quản lý bảng lương có thể xem các phản hồi liên quan tại mục phản hồi trên bảng lương liên quan

B3: Trên Popup phản hồi, Admin có thể chọn nhân sự và xem Payslip mà nhân sự phản hồi đã nhận

B4: Sau khi xử lý lại bảng lương, Admin có thể phản hồi lại cho nhân sự trên Popup chat.

B5: Nhân sự phản hồi sẽ xem được các phản hồi lại của Admin trên luồng chat của phiếu lương trên App.

• Tải lên file cập nhật dữ liệu: Bảng lương đã tải xuống có thể nhập số vào các cột loại dữ liệu nhập tay, hoặc có thể ghi đè lại kết
  quả đã tính ở các cột công thức nếu cần

Để import, tải đúng file mẫu trên Popup tải file:

-Trên file đã tải, nhập các dữ liệu vào các cột cần đẩy thông tin lên bảng lương rồi lưu lại.

• Xuất file bảng lương: Xuất file bảng lương hoặc phiếu lương hiện tại sau khi đã tính toán ra file excel

a. Bảng lương: Bảng lương xuất ra excel. Bảng lương có thể xuất theo mẫu mặc định hoặc chọn mẫu xuất đã cài đặt.

b. Phiếu lương: Xuất ra phiếu lương dạng cơ bản theo chiều dọc mẫu bảng lương, mỗi nhân sự sẽ có 1 sheet riêng.

• Cập nhật bảng lương: Thực hiện tính toán lại các kết quả bảng lương theo công thức.

• Thêm nhân viên vào thực hiện tính lương: Chọn thêm các nhân viên đủ điều kiện tính lương trên bảng lương của đơn vị kỳ này để thực hiện tính lương

Chọn các nhân viên có thể bổ sung vào bảng lương trên danh sách

• Xóa dữ liệu ghi đè: Xóa các dữ liệu ghi đè công thức ở phần Import dữ liệu trên

• Xóa dữ liệu nhập ghi đè: Có thể nhập ghi đè dữ liệu trực tiếp trên bảng lương. Các dữ liệu nhập thủ công sẽ được highlight màu đỏ trên bảng. Click vào các ô đã nhập cho phép xóa dữ liệu để trả về số liệu gốc.

• Chỉnh sửa bảng lương: Thực hiện lại thao tác tạo bảng lương cho đơn vị này

• Chốt bảng lương: Chốt các dữ liệu tính toán bảng lương đến thời điểm hiện tại, sau khi chốt bảng lương sẽ không thể cập nhật thêm. Có thể hoàn chốt bảng lương để thực hiện các thao tác tính toán lại.

• Gửi phiếu lương: Thực hiện gửi phiếu lương để các nhân sự áp dụng bảng lương này xem trên App.
  “Lưu ý: Cần chốt bảng lương trước khi gửi phiếu lương để các nhân sự có thể xem được.”
  

Có thể chọn các nhân sự để thực hiện thao tác gửi/thu hồi phiếu lương mà không gây ảnh hưởng các nhân sự khác.

• Xem lịch sử thao tác: Xem lịch sử các thao tác của các nhân sự với bảng lương.

Các thao tác với bảng lương như chỉnh sửa, xuất dữ liệu... của các nhân sự sẽ được lưu lại tại danh sách các thao tác.

• Xem dữ liệu tổng: Bảng lương có dòng tổng cộng dữ liệu theo từng cột ở cuối bảng, người dùng có thể chọn cách xem dữ liệu của các cột ở dòng tổng này theo các dạng:
  -Tổng: Tổng kết quả của tất cả các dòng
  -Số lượng: Số lượng dòng của cột
  -Nhỏ nhất: Hiển thị số nhỏ nhất của các dòng dữ liệu
  -Lớn nhất: Hiển thị số lớn nhất của các dòng dữ liệu
  -Trung bình: Hiển thị số trung bình cộng của các dòng dữ liệu