[Web] Hồ sơ ký điện tử

        HappyTime hỗ trợ ký hồ sơ nội bộ bằng chữ ký điện tử và chữ ký số giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình phê duyệt và quản lý tài liệu trực tiếp trên phần mềm. Thay vì in ấn, ký tay và lưu trữ thủ công, người dùng có thể ký trực tiếp trên hệ thống bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và minh bạch. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc và khả năng số hóa toàn bộ quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Các bước thực hiện như sau:

Người dùng có thể tạo chữ ký điện tử, ký hình ảnh hoặc tích hợp chữ ký số VNPT CA. Các loại chữ ký sẽ có giá trị sử dụng khác nhau trong từng trường hợp. 

Bước 2: Chọn Tab Chữ ký => Chọn Chữ ký điện tử để cài đặt chữ ký định danh cho nhân viên, đây là thao tác bắt buộc phải thực hiện để nhân sự có thể sử dụng chữ ký, nhận OTP khi ký các văn bản được mời ký.

Người dùng nhập các thông tin cá nhân như Email, Số điện thoại, CCCD và tải ảnh CCCD lên để xác thực thông tin, sau đó lưu lại để xác thực chữ ký. Chữ ký sau khi tạo không thể thay đổi các thông tin đăng ký.

Giá trị pháp lý:
Theo Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2023:
Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay nếu đáp ứng các điều kiện:

1. Có phương pháp xác minh người ký và sự đồng ý của họ với nội dung.
2. Phương pháp được tin cậy và phù hợp với mục đích sử dụng.

1. Hệ thống tạo và lưu trữ đảm bảo an toàn, không bị thay đổi nội dung sau khi ký.

+ Sau khi đã tạo chữ ký điện tử, người dùng có thể tải các mẫu chữ ký hình ảnh để sử dụng.

Bước 1: Chọn phần Mẫu chữ ký => Click Thêm mới để thêm mới hình ảnh chữ ký

Bước 2: Nhập các thông tin và tải hình ảnh chữ ký, Lưu lại để tạo chữ ký hình ảnh.

• Chữ ký hình ảnh không tự động được công nhận như chữ ký điện tử hợp pháp.
• Chỉ có giá trị tham khảo hoặc thỏa thuận nội bộ, trừ khi:

1. Hai bên có thỏa thuận rõ ràng về việc chấp nhận loại chữ ký này; và
   
2. Có biện pháp xác thực đi kèm (ví dụ: đăng nhập tài khoản cá nhân, xác minh OTP, log hệ thống, email xác nhận…).

• Đối với các loại hợp đồng yêu cầu mức độ bảo mật và xác thực cao, nên sử dụng chữ ký số chuyên nghiệp thay vì chữ ký hình ảnh. 

 Chữ ký số là loại chữ ký điện tử đặc biệt:

1. Là chữ ký điện tử được mã hóa bằng cặp khóa công khai – riêng tư.
2. Do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) cấp.
3. Có giá trị pháp lý cao nhất, thường dùng trong:

• Khai thuế, bảo hiểm, hải quan, hóa đơn điện tử
• Hợp đồng, văn bản chính thức giữa tổ chức và cá nhân

Để tích hợp chữ ký số đã đăng ký, người dùng chọn Chữ ký số trong phần chữ ký, click thêm mới, sau đó nhập các thông tin CCCD và chứng thư số để tích hợp. HappyTime mặc định chỉ hỗ trợ tích hợp với nhà cung cấp VNPT CA.

Sau khi đã tạo các chữ ký số và chữ ký điện tử, người dùng có thể tạo các văn bản ký điện tử và thực hiện ký duyệt.

Bước 1: Để tạo hồ sơ ký, chọn Hồ sơ ký điện tử => Chọn Tất cả để vào danh sách hồ sơ => Click Tạo hồ sơ ký để thêm hồ sơ cần được ký điện tử.

Bước 2: Nhập tên hồ sơ cần ký, chọn Loại hồ sơ và tải file bản cứng lên phần mềm

Bước 3: Cài đặt quy trình ký hồ sơ:

• Chọn Thứ tự ký: là quy trình ký hồ sơ, có thể chọn Ký lần lượt ký theo từng bước, hoặc Ký tự do để các nhân sự được ký hồ sơ có thể thực hiện ký cùng lúc, không theo các bước.
• Danh sách người ký: Chọn các nhân sự cần ký hồ sơ này

Bước 3: Chọn kiểu chữ ký là chữ ký số hoặc chữ ký điện tử và tạo các vùng ký trên văn bản bằng cách khoanh vào các vị trí cần hiện chữ ký. Sau đó click Hoàn thành để gửi email mời ký.

Tài liệu tạo thành công sẽ hiển thị ở danh sách hồ sơ.

Người được ký hồ sơ sẽ nhận được email Mời ký hồ sơ điện tử. Click Xem & Ký Hồ Sơ trên email để được chuyển đến trang ký.

Thông tin hồ sơ và mẫu chữ ký sẽ hiển thị để người dùng xác thực. Người dùng có thể chọn Ký duyệt hoặc Từ chối ký.

Nếu chưa tạo chữ ký điện tử, khi click Ký duyệt phần mềm sẽ hiển thị link tạo mẫu chữ ký để người dùng đăng nhập vào web HappyTime.

Nếu chọn ký duyệt, hệ thống sẽ gửi OTP để xác thực, người dùng nhập OTP gửi đến để xác thực ký hồ sơ.

Nếu ký tài liệu bằng chữ ký điện tử, hệ thống sẽ cần xác thực trên app VNPT CA.