[Web] Thiết lập quy trình duyệt đơn

Tính năng Cài đặt quy trình duyệt đơn cho phép doanh nghiệp thiết lập và quản lý luồng phê duyệt cho các loại đơn từ, đề xuất và nghiệp vụ nhân sự trên hệ thống. Người dùng có thể cấu hình linh hoạt số cấp duyệt, người duyệt theo chức danh, phòng ban hoặc cá nhân, đồng thời thiết lập các điều kiện phê duyệt phù hợp với quy định của doanh nghiệp. Hệ thống tự động chuyển đơn đến đúng cấp xét duyệt theo quy trình đã cấu hình, giúp đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và đúng thẩm quyền trong quá trình xử lý. Việc số hóa quy trình phê duyệt giúp giảm thao tác thủ công, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.

Bước 1: Trên Menu trái chọn Đơn từ => Quy trình duyệt đơn

Bước 2: Chọn Thêm quy trình để thêm mới quy trình duyệt đơn cho các đơn vị

Bước 3: Chọn các nhân sự được đăng ký đơn và duyệt đơn

● Áp dụng cho: Chọn nhân sự được phép đăng ký đơn theo từng phòng ban, công ty hoặc theo từng cá nhân.

● Thiết lập cấp duyệt đơn: Chọn nhân sự được phép duyệt đơn đã đăng ký của nhân viên. Có thể lựa chọn cấp duyệt là toàn bộ phòng ban, vị trí công việc, hoặc đích danh cá nhân.

Ví dụ: Chọn vị trí Giám đốc thì tất cả các nhân sự có vị trí là Giám đốc đều có quyền duyệt đơn, còn nếu chọn đích danh nhân sự thì chỉ nhân sự được chọn có thể duyệt đơn.

=> Nếu đơn cần phê duyệt qua nhiều cấp, Ví dụ: Trưởng phòng duyệt đơn trước, sau đó Giám đốc phê duyệt đơn mới được chấp nhận thì chọn “Thêm cấp duyệt” và lựa chọn nhân sự duyệt theo từng bước.

● Thiết lập cấp duyệt đơn theo thời gian áp dụng của đơn: Trong trường hợp công ty có quy trình duyệt đơn phân cấp linh hoạt, người dùng có thể cấu hình thêm thời gian áp dụng của cấp duyệt tại phần Cấp duyệt cho đơn có thời gian áp dụng. Cấp duyệt này chỉ hiển thị trong thời gian áp dụng cho phép của đơn

Ví dụ: Chọn Cấp duyệt tồn tại nếu đơn tạo từ 1 ngày đến 3 ngày thì nếu ngày áp dụng của đơn là 1 ngày (Nghỉ 1 phép 1 ngày, đi công tác 1 ngày...) thì cấp duyệt là trưởng phòng, nhưng nếu ngày áp dụng của đơn là 4 ngày trở lên thì cấp duyệt này không hiển thị. Tương tự các cấp duyệt chỉ bắt đầu hiển thị khi đơn được áp dụng trên 3 ngày v.v...

Bước 4: Chọn loại đơn được áp dụng quy trình duyệt này sau đó nhấn Cập nhật để hoàn thành cấu hình duyệt.

Trên Danh sách quy trình duyệt đơn, chọn quy trình duyệt đơn cần sửa. Tại cột thông tin cuối trên danh sách, click vào biểu tượng … và chọn hành động:

      ● Sửa quy trình: thay đổi các thông tin đã cấu hình

      ● Xóa quy trình: Xóa quy trình hiện tại

      ● Sao chép: Nhân bản quy trình để có thể áp dụng cho phòng ban khác

Người dùng có thể tìm kiếm các quy trình đã tạo bằng cách nhập tên của quy trình duyệt, hoặc lọc theo các đối tượng áp dụng của quy trình.