[Web] Thiết lập chính sách nghỉ phép

Từ giao diện Đơn từ truy cập Chính sách nghỉ phép. Tại đây Admin có thể thiết lập các Chính sách nghỉ phép, Nguồn phép áp dụng cho toàn bộ công ty hoặc cho từng đối tượng cụ thể.

Để thêm chính sách nghỉ phép, click nút Thêm mới ở trên góc phải danh sách chính sách

Thông tin cần nhập của chính sách nghỉ phép bao gồm:

Tên chính sách: Tên do người dùng đặt

Tháng áp dụng: Thời gian bắt đầu áp dụng chính sách mới, chính sách này tự động áp dụng không thời hạn

Đối tượng áp dụng: Chọn đối tượng áp dụng chính sách (đối tượng có thể là toàn công ty/phòng ban/vị trí/nhân viên cụ thể và thứ tự ưu tiên áp dụng là Nhân viên > Vị trí công việc > Phòng ban > Công ty)

Loại hình nhân sự: Chọn loại hình nhân sự áp dụng chính sách này

Nguồn phép quy định số lượng phép được sử dụng theo điều kiện cụ thể. Có 3 nguồn phép chính bao gồm Phép năm, Phép sinh nhật và Phép thâm niên, ngoài ra người dùng có thể thêm các nguồn phép tùy biến theo chính sách của công ty.

Phép năm là phép cơ bản được sử dụng cho đơn nghỉ phép năm và có thể tích lũy để sử dụng cho năm sau.

Các thông tin trên nguồn phép này bao gồm:

Số ngày công nghỉ phép hàng năm: Tổng số phép năm mà nhân sự được hưởng theo chính sách này

Điều kiện cộng phép tháng đầu tiên: Điều kiện bắt đầu tính phép năm cho nhân sự lên chính thức, nhập ngày trong tháng

 Ví dụ: nhập 15 thì nếu nhân viên là Chính thức trước ngày 15 của tháng thì cộng phép tháng đầu tiên, nếu Chính thức từ ngày 15 trở đi thì không cộng phép.

Ngày bắt đầu tính phép: Ngày bắt đầu được sử dụng phép, chọn thời gian bắt đầu tính phép áp dụng theo loại hình nhân sự.

Nếu chỉ áp dụng phép cho nhân viên chính thức thì chọn: Ngày lên chính thức

Nếu muốn áp dụng phép cho toàn bộ nhân sự, kể cả không chính thức thì chọn: Ngày bắt đầu đi làm

Thời điểm cộng phép: Nhập ngày bắt đầu được tích lũy thêm 1 phép mỗi tháng, nhân viên được cộng phép vào ngày đó của tháng. Cộng phép vào ngày 28, 29, 30, 31 thì nên lựa chọn “Cuối tháng”.

Công thức tính phép: Lựa chọn cách tích lũy phép

• Tích lũy theo tháng: Nhân sự được tích thêm 1 phép mỗi tháng để sử dụng, không được ứng trước phép tháng chưa tới
• Cộng đủ hàng năm: Nhân sự có thể dùng toàn bộ tổng phép cả năm ngay từ tháng 1
• Chia đều 12 tháng trong năm: Tương tự các tích lũy theo tháng, nhưng chia đều số phép tích lũy ra cho mỗi tháng, trong trường hợp tổng số phép lẻ mỗi tháng nhân sự sẽ được tích lũy phép có số lẻ (Ví dụ: 1.3 phép)

Hạn sử dụng: Chọn thời hạn hiệu lực của ngày phép

• Trong năm: Phép chỉ được sử dụng trong năm, hết ngày 31/12 sẽ bị thu hồi, không tích sang năm sau
• Trong năm sau: Với trường hợp cho sử dụng phép tích lũy năm cũ, chọn thời gian thu hồi phép của năm sau (Ví dụ: Cho phép sử dụng phép năm cũ đến hết tháng 3 thì nhập ngày thu hồi là 1/4) và số phép tối đa được sử dụng nếu cần (Ví dụ: Chỉ cho dùng tối đa 3 phép còn tồn của năm cũ, nếu tồn nhiều hơn cũng không được dùng thêm)

Nếu công ty có chính sách tặng ngày phép cho nhân sự có sinh nhật trong tháng thì có thể kích hoạt để sử dụng. Các thông tin cấu hình bao gồm:

Số ngày công nghỉ phép sinh nhật: Số phép tặng thêm khi tới tháng sinh nhật

Thời điểm cộng phép: Chọn ngày được cộng thêm phép trong tháng có sinh nhật

Hạn sử dụng: Chọn thời hạn hiệu lực của ngày phép

• Tháng sinh nhật: Chỉ được dùng trong tháng có sinh nhật, nếu không dùng sang tháng sau sẽ bị thu hồi
• Trong năm: Phép chỉ được sử dụng trong năm, hết ngày 31/12 sẽ bị thu hồi, không tích sang năm sau
• Trong năm sau: Với trường hợp cho sử dụng phép tích lũy năm cũ, chọn thời gian thu hồi phép của năm sau (Ví dụ: Cho phép sử dụng phép năm cũ đến hết tháng 3 thì nhập ngày thu hồi là 1/4)

Nếu công ty có chính sách cộng thêm ngày phép cho nhân sự có thâm niên làm việc thì có thể kích hoạt để sử dụng. Các thông tin cấu hình bao gồm:

Số ngày công nghỉ phép thâm niên: Gồm khoảng năm thâm niên được thêm ngày phép và số phép được thêm trong khoảng đó (Ví dụ: với nhân sự có từ 3 đến 5 năm thâm niên trở lên thì được thêm 1 phép mỗi năm). Có thể thêm nhiều khoảng tùy ý.

Thời điểm cộng phép: Chọn ngày được cộng thêm phép thâm niên, có 2 khoảng thời gian như sau

• Năm đầu tiên đạt thâm niên: Thời điểm cộng phép vào năm đầu tiên, với khoảng thời gian này người dùng sẽ chọn cộng vào 1 ngày cố định trong tháng bắt đầu đủ thâm niên

Ví dụ: nhân sự vào làm từ tháng 2, thì vào tháng 2 năm thứ 5 mới bắt đầu tính thâm niên, không tính từ đầu năm.

• Thâm niên từ năm thứ 2: Từ năm thứ 2 trở đi sẽ có thêm lựa chọn để cộng phép vào tháng tùy chọn trong năm

Hạn sử dụng: Chọn thời hạn hiệu lực của ngày phép

• Trong năm: Phép chỉ được sử dụng trong năm, hết ngày 31/12 sẽ bị thu hồi, không tích sang năm sau
• Trong năm sau: Với trường hợp cho sử dụng phép tích lũy năm cũ, chọn thời gian thu hồi phép của năm sau (Ví dụ: Cho phép sử dụng phép năm cũ đến hết tháng 3 thì nhập ngày thu hồi là 1/4)

Nếu công ty có chính sách trả ngày nghỉ bù cho nhân sự làm thêm giờ trong tháng thì có thể kích hoạt để sử dụng. Có thể cấu hình hạn sử dụng số giờ tích lũy như sau:

• Số ngày được sử dụng thời gian nghỉ bù OT: Nhập số ngày tối đa được sử dụng nguồn phép nghỉ bù, tính từ ngày OT được tích lũy thời gian. Nếu OT nhiều ngày khác nhau trong tháng thì khi làm đơn sẽ thấy nhiều khoảng giờ với thời hạn sử dụng khác nhau
• Trong năm: Phép chỉ được sử dụng trong năm, hết ngày 31/12 sẽ bị thu hồi, không tích sang năm sau
• Trong năm sau: Với trường hợp cho sử dụng phép tích lũy năm cũ, chọn thời gian thu hồi phép của năm sau (Ví dụ: Cho phép sử dụng phép năm cũ đến hết tháng 3 thì nhập ngày thu hồi là 1/4)

Ngoài các nguồn phép trên, có thể thêm các nguồn phép khác tùy vào chính sách của công ty. Để thêm 1 nguồn phép, click Thêm nguồn phép ở tiêu đề

Số ngày công nghỉ phép: Số phép được thêm từ nguồn này

Thời điểm cộng phép: Chọn ngày được cộng thêm phép trong tháng, hoặc chọn 1 ngày cố định trong năm được thêm phép từ nguồn này

Hạn sử dụng: Chọn thời hạn hiệu lực của ngày phép

• Trong năm: Phép chỉ được sử dụng trong năm, hết ngày 31/12 sẽ bị thu hồi, không tích sang năm sau
• Trong năm sau: Với trường hợp cho sử dụng phép tích lũy năm cũ, chọn thời gian thu hồi phép của năm sau (Ví dụ: Cho phép sử dụng phép năm cũ đến hết tháng 3 thì nhập ngày thu hồi là 1/4)

Với các chính sách đã tạo, người dùng có thể thao tác Sửa hoặc Xóa trên danh sách, nếu sửa chính sách và lưu lại sẽ tính lại số phép còn lại của nhân sự.