[Web] Phân ca làm việc bằng file excel

Tính năng này cho phép phân ca cho nhân viên nhanh chóng bằng cách nhập các mã ca cần phân cho từng nhân viên tại từng ngày vào file excel và tải lên hệ thống.

Mục đích: sử dụng trong các trường hợp ca làm việc của nhân viên đa dạng và thay đổi liên tục theo tuần/ tháng. Để phân ca làm việc bằng file excel bạn thực hiện theo các bước sau.

Bước 1: Tại giao diện trang chủ Chọn Tab Cài đặt lịch > Phân ca làm việc > Thêm mới > Phân ca bằng file excel.

Bước 2: Tại popup Phân ca bằng file excel, nhấp chọn tab Tải file mẫu > nhập các thông tin bao gồm:

• Đối tượng cần phân ca (đối tượng có thể là toàn công ty/phòng ban/vị trí/nhân viên cụ thể)

• Thời gian muốn phân ca (có thể chọn khoảng ngày/chọn các ngày cụ thể)

Sau khi chọn, nhấn Tải file để tải xuống file mẫu. File mẫu tải xuống sẽ điền sẵn thông tin nhân viên và các ngày cần phân ca như đã chọn.

Lưu ý: Hiện tại, với các thao tác như thêm mới/chỉnh sửa phân ca cho nhân viên, hệ thống đang giới hạn chỉ cho phép sửa các ngày hiện tại, tương lai và không quá 30 ngày về quá khứ. 

Bước 3:

Nhấn chọn mở file template vừa tải xuống > đọc kỹ phần lưu ý tại dòng đầu tiên trong file.

Nhập thông tin ca cần phân vào các từng ô tương ứng trong file template và lưu file.

Lưu ý:
- Bạn có thể xem nhanh mã ca tại sheet Ca làm việc đang hoạt động để điền thông tin ca cần phân cho nhân viên.
- Trường hợp 1 ngày có nhiều ca, nhập các mã ca cách nhau bởi dấu phẩy.
- Trường hợp để trống ca làm việc cho 1 ngày, hệ thống sẽ xem như ngày đó nhân viên không có ca làm việc
- Hệ thống sẽ chỉ ghi nhận dữ liệu tại 45 cột dữ liệu đầu tiên trong file tải lên
- Dữ liệu tải lên sẽ ghi đè lên bảng kết quả phân ca đang có trên hệ thống

Bước 4: Tải file đã lưu lên hệ thống và chờ kết quả kiểm tra file:

- Nếu có thông báo lỗi > kiểm tra lại các vị trí chứa dữ liệu lỗi như nội dung thông báo và tải lại file

- Nếu thông báo hợp lệ > chọn Hoàn thành để tiến hành lưu phân ca

- Chờ khoảng 1 phút để hệ thống cập nhật kết quả phân ca hoặc bấm Cập nhật kết quả và kiểm tra kết quả phân ca đã cập nhật.