[Web] Thêm mới ca làm việc

Bước 1: Click vào Cài đặt lịch => chọn Ca làm việc => Thêm mới

Bước 2: Chọn loại ca làm việc cần tạo mới. Các loại ca làm việc có thể tạo bao gồm: Ca hành chính, Ca đơn và Ca nâng cao.

a. Ca hành chính:

Ca hành chính áp dụng cho các đơn vị làm việc theo giờ hành chính cơ bản và có thể có quãng nghỉ trưa, mặc định của ca hành chính sẽ bao gồm 2 buổi: Sáng và Chiều.

Để tạo mới ca hành chính, người dùng nhập các thông tin như sau:

- Tên ca làm việc: Đặt tên cho ca làm việc được tạo (Ví dụ: Hành chính)

- Mã ca làm việc: Nhập mã quy định cho ca làm việc, có thể nhập ký tự viết tắt của tên ca làm việc (Ví dụ: HC)

- Chi nhánh cho phép chấm công: Bật giới hạn và chọn chi nhánh giới hạn. (Sử dụng trong bộ lọc bảng công)

- Giờ làm việc buổi sáng/Giờ làm việc buổi chiều: Nhập các khung giờ của 2 buổi sáng chiều trong ca làm việc, bao gồm các thông tin:

- Giờ làm việc: Khung giờ bắt đầu và kết thúc làm việc của buổi sáng/chiều trong ca (Ví dụ: Từ 8:00 đến 12:00)

- Giờ check in hợp lệ: Khung giờ chấm công hợp lệ để hiểu vào ca (Ví dụ: Chấm công từ 6:00 đến 9:00, nếu chấm sớm hơn 6:00 và - muộn hơn 9:00 sẽ không được ghi nhận là Check in hợp lệ)

- Giờ check out hợp lệ: Khung giờ chấm công hợp lệ để hiểu ra ca (ra về) (Ví dụ: Chấm công từ 15:00 đến 23:00, nếu chấm sớm hơn 15:00 và muộn hơn 23:00 sẽ không được ghi nhận là Check out hợp lệ)

Lưu ý: Sau khi check in buổi sáng thì chỉ cần check out 1 lần vào buổi chiều khi ra là đã được hiểu là làm đủ công, không cần phải check in/out 4 lần.

Cài đặt thêm: Quy định thêm quy tắc tính thời gian đi muộn, về sớm cho các buổi trong ca làm việc. Nếu doanh nghiệp không quy định giờ đi muộn/về sớm thì có thể chuyển nút thành .

- Số phút đi muộn mỗi buổi: Quy định thời gian bắt đầu tính đi muộn.

- Thời gian tính đi muộn: Hệ thống mặc định sẽ tính từ 1 phút sau giờ bắt đầu làm việc của 1 buổi sáng/chiều. Người dùng có thể thay đổi thời gian này phù hợp với quy định của công ty (Ví dụ: Công ty làm việc từ 8:00, cho phép nhân viên đi muộn 15 phút thì sẽ nhập Thời gian tính đi muộn buổi sáng từ: 8:16)

- Số phút về sớm mỗi buổi: Quy định thời gian bắt đầu tính về sớm.

- Thời gian tính về sớm: Hệ thống mặc định sẽ tính từ 1 phút trước giờ kết thúc làm việc của 1 buổi sáng/chiều. Người dùng có thể thay đổi thời gian này phù hợp với quy định của công ty (Ví dụ: Công ty nghỉ từ 17:00, cho phép nhân viên về sớm 15 phút thì sẽ nhập Thời gian tính về sớm buổi chiều đến: 16:44, tức là check out từ 16:45 không bị tính về sớm)

- Số công ghi nhận: Số công ghi nhận nếu chấm công đủ 2 đầu check in và check out, chỉ khi check out nằm trong khung của buổi chiều (Với ca hành chính nên ghi nhận là 1)

- Số công ghi nhận nếu quên Check out: Số công ghi nhận nếu chỉ chấm 1 lần check in, hoặc check in và check out đủ chỉ trong 1 buổi sáng/chiều (Thường là 0.5, có thể là 0 nếu doanh nghiệp bắt buộc phải chấm công về)

Sau khi nhập các thông tin thì click Lưu để hoàn thành tạo ca làm việc mới.

b. Ca đơn:

Ca đơn áp dụng cho các đơn vị có nhiều ca riêng lẻ, có thể sử dụng để sắp xếp linh động cho nhân viên (Ví dụ: các nhân viên làm 1 hoặc nhiều ca khác nhau, ca làm việc thay đổi theo ngày hoặc theo tuần), mỗi ca đơn chỉ có 1 khung giờ làm việc và check in/check out.

Để tạo mới 1 ca đơn, người dùng nhập các thông tin như sau:

- Tên ca làm việc: Đặt tên cho ca làm việc được tạo (Ví dụ: Ca sáng, Ca chiều, Ca 1…)

- Mã ca làm việc: Nhập mã quy định cho ca làm việc, có thể nhập ký tự viết tắt của tên ca làm việc, hoặc tên ca (Ví dụ: Ca sáng, CA1…)

- Chi nhánh cho phép chấm công: Bật giới hạn và chọn chi nhánh giới hạn. (Sử dụng trong bộ lọc bảng công)

- Giờ làm việc: Khung giờ bắt đầu và kết thúc làm việc của ca (Ví dụ: Từ 8:00 đến 12:00)

- Giờ Checkin hợp lệ: Khung giờ chấm công hợp lệ để hiểu vào ca (Ví dụ: Chấm công từ 6:00 đến 9:00, nếu chấm sớm hơn 6:00 và muộn hơn 9:00 sẽ không được ghi nhận là Check in hợp lệ)

- Giờ Checkout hợp lệ: Khung giờ chấm công hợp lệ để hiểu ra ca (ra về) (Ví dụ: Chấm công từ 15:00 đến 23:00, nếu chấm sớm hơn 15:00 và muộn hơn 23:00 sẽ không được ghi nhận là Check out hợp lệ)

- Cài đặt thêm: Quy định thêm quy tắc tính thời gian đi muộn, về sớm, giới hạn giờ cho ca làm việc.

- Giới hạn Checkin: Nếu bật thì tính giờ làm việc trong ca bắt đầu từ giờ bắt đầu làm việc, chấm công sớm hơn cũng không được tính thêm giờ.

- Giới hạn Checkout: Nếu bật thì tính giờ làm việc trong ca kết thúc từ giờ kết thúc làm việc, chấm công muộn hơn cũng không được tính thêm giờ.

- Số phút đi muộn: Quy định thời gian bắt đầu tính đi muộn.

- Thời gian tính đi muộn: Hệ thống mặc định sẽ tính từ 1 phút sau giờ bắt đầu làm việc của ca. Người dùng có thể thay đổi thời gian này phù hợp với quy định của công ty (Ví dụ: Công ty làm việc từ 8:00, cho phép nhân viên đi muộn 15 phút thì sẽ nhập Thời gian tính đi muộn buổi sáng từ: 8:16)

- Số phút về sớm: Quy định thời gian bắt đầu tính về sớm.

- Thời gian tính về sớm: Hệ thống mặc định sẽ tính từ 1 phút trước giờ kết thúc làm việc của ca. Người dùng có thể thay đổi thời gian này phù hợp với quy định của công ty (Ví dụ: Công ty nghỉ từ 17:00, cho phép nhân viên về sớm 15 phút thì sẽ nhập Thời gian tính về sớm buổi chiều đến: 16:44, tức là check out từ 16:45 không bị tính về sớm)

Nếu doanh nghiệp không có quy định tính đi muộn, về sớm thì có thể chuyển nút thành.

- Số công ghi nhận: Số công ghi nhận nếu chấm công đủ 2 đầu check in và check out trong ca (Nếu 1 nhân viên chỉ áp dụng 1 ca full thì nên ghi nhận là 1, nếu mỗi nhân viên có nhiều ca trong ngày thì mỗi ca nên ghi nhận số nhỏ hơn để khi chấm đủ các ca mới được 1 công, ví dụ mỗi ca là 0.5)

- Số công ghi nhận nếu quên Check out: Số công ghi nhận nếu chỉ chấm 1 lần check in (Thường là 0, nếu doanh nghiệp không bắt buộc phải chấm công lúc về thì nhập số tương tự số công ghi nhận)

Sau khi nhập các thông tin thì click Lưu để hoàn thành tạo ca.

c. Ca nâng cao:

Áp dụng cho các đơn vị có quy định tính công phức tạp mà ca hành chính và ca đơn chưa đáp ứng được đầy đủ. Với trường hợp này vui lòng liên hệ HappyTime để được hỗ trợ cấu hình.

• Công ăn cho nhân sự làm ca: Tính năng mới giúp doanh nghiệp sản xuất ghi nhận chính xác các suất ăn hỗ trợ cho nhân sự khi họ làm đủ ca làm việc, đảm bảo phúc lợi và sự quan tâm của doanh nghiệp.
• Tính công đêm: Đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp có ca làm việc đêm, tính năng này tự động tính công làm ca đêm với các chế độ đãi ngộ phù hợp, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi.