[Web] Thiết lập chính sách nghỉ phép V2

Để thiết lập chính sách nghỉ, nguồn phép cho công ty, vào mục Cài đặt => Đơn từ => Chính sách nghỉ phép V2. Tại đây Admin có thể thiết lập các Chính sách nghỉ phép, Nguồn phép áp dụng cho toàn bộ công ty hoặc cho từng đối tượng cụ thể.

• Tên chính sách: Nhập tên do người dùng đặt

• Tháng áp dụng: Thời gian bắt đầu áp dụng chính sách mới, chính sách này tự động áp dụng không thời hạn nếu không có chính sách khác có thời gian bắt đầu muộn hơn.

Ví dụ: Nếu chỉ có 1 chính sách nghỉ phép áp dụng từ tháng 01/2026, công ty sẽ áp dụng từ  01/01/2026 đến vô thời hạn. Nếu có thêm 1 chính sách phép từ 01/2027 thì chính sách cũ sẽ chỉ áp dụng đến ngày 31/12/2026, từ 01/01/2027 sẽ áp dụng chính sách mới.

• Đối tượng áp dụng: Chọn đối tượng áp dụng chính sách, đối tượng có thể là Toàn công ty, Đơn vị, Vị trí, Nhân viên cụ thể và thứ tự ưu tiên áp dụng là Nhân viên > Vị trí công việc > Phòng ban > Toàn công ty.

Ví dụ: Nếu có 2 chính sách nghỉ phép áp dụng cho Toàn công ty và cho 1 phòng ban thì nhân sự của phòng ban có chính sách ưu tiên sẽ được tính phép theo chính sách phòng ban và bỏ qua chính sách Toàn công ty.

• Chuyển ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới: Lựa chọn hạn sử dụng chung cho tất cả các nguồn phép của chính sách là trong năm hoặc có thể sử dụng cho năm sau.

          - Không: Phép sẽ hết hạn vào ngày 31/12 hàng năm, qua năm mới các nhân sự sẽ không được dùng phép năm cũ.

          - Có: Cho sử dụng phép tích lũy năm cũ để nghỉ trong năm sau, chọn 

             * Thời gian thu hồi phép của năm sau: Thời gian cho phép sử dụng các ngày phép năm cũ chuyển sang (Ví dụ: Cho phép sử dụng phép năm cũ đến hết tháng 3 thì nhập ngày thu hồi là 31/3. Sau ngày 31/3 phép năm cũ sẽ hết hạn và nhân sự sẽ không thể sử dụng phép này để xin nghỉ cho các ngày sau 31/3, kể cả trong trường hợp ngày tạo đơn vẫn trong thời hạn chưa thu hồi phép.) 

             * Số phép tối đa có thể sử dụng (Ví dụ: Chỉ cho dùng tối đa 3 phép còn tồn của năm cũ, nếu tồn nhiều hơn cũng không được dùng thêm.)

** Nguồn phép quy định số lượng phép được sử dụng theo điều kiện cụ thể. Có 3 nguồn phép chính bao gồm Phép năm, Phép sinh nhật và Phép thâm niên, ngoài ra người dùng có thể thêm các nguồn phép tùy biến theo chính sách của công ty.

Để quản lý các nguồn phép của workspace, click vào Tab Danh sách nguồn phép. Tại đây người dùng có thể xem danh sách các nguồn phép đang hoạt động, thêm hoặc điều chỉnh các nguồn phép.

Có thể điều chỉnh loại hình nhân sự áp dụng nguồn phép bằng cách click vào nút tác vụ, nhân sự chỉ được cộng phép nếu thuộc loại hình được chọn. Nếu bỏ trống thì nguồn phép mặc định áp dụng cho toàn bộ loại hình nhân sự.

• Số ngày công nghỉ phép hàng năm: Tổng số phép năm mà nhân sự được hưởng theo chính sách này

• Điều kiện cộng phép tháng đầu tiên: Điều kiện bắt đầu tính phép năm cho nhân sự lên chính thức, nhập ngày trong tháng

 Ví dụ: nhập 15 thì nếu nhân viên là Chính thức trước ngày 15 của tháng thì cộng phép tháng đầu tiên, nếu Chính thức từ ngày 15 trở đi thì không cộng phép.

Cấu hình bổ sung:

1. Chỉ được sử dụng phép khi nhân viên đã là nhân viên chính thức (Thời gian thử việc vẫn có ngày phép nhưng chưa được dùng ngay): Trường hợp nhân sự được cộng phép từ ngày bắt đầu làm việc, có thể chọn thêm hình thức này để nhân sự được tích phép nhưng không được sử dụng nếu chưa phải nhân viên chính thức.

2. Nhân sự thực tập, cộng tác viên, học việc chỉ được cộng phép từ ngày lên chính thức: Lựa chọn bổ sung nếu công ty có chính sách riêng cho các nhân sự loại hình khác thử việc, khi chọn cấu hình này các nhân sự thử việc có thể được tính phép từ ngày bắt đầu đi làm (theo cấu hình) nhưng các nhân sự thực tập, cộng tác viên, học việc sẽ chỉ được tính phép từ ngày lên chính thức nếu chuyển loại hình nhân sự từ các loại khác thử việc lên chính thức.

• Thời điểm cộng phép: Nhập ngày cố định được tích lũy thêm 1 phép mỗi tháng, nhân sự sẽ được cộng 1 phép vào ngày đó của tháng. Nếu cần cộng phép vào ngày 28, 29, 30, 31 thì nên lựa chọn “Cuối tháng”.

• Công thức tính phép: Lựa chọn cách tích lũy phép trong năm:

          1. Tích lũy theo tháng: Nhân sự được tích thêm 1 phép mỗi tháng để sử dụng, không được ứng trước phép tháng tương lai.

Nếu tổng số phép của nhân sự lớn hơn 12, tháng 1 nhân sự sẽ được cộng tổng số phép của phần lớn hơn 12 để mỗi tháng sau được cộng chỉ 1 phép. (Ví dụ: Nếu nhân sự được hưởng chính sách 15 phép thì tháng 1 nhân sự sẽ được cộng 4 phép trước.)

        2. Cộng đủ hàng năm: Nhân sự được dùng toàn bộ tổng phép năm cả năm ngay từ tháng 01/01 hàng năm

        3. Chia đều 12 tháng trong năm: Chia đều tổng số phép và tích lũy đều số phép đã chia cho mỗi tháng, trong trường hợp tổng số phép lẻ mỗi tháng nhân sự sẽ được tích lũy phép có số lẻ (Ví dụ: Nhân sự được hưởng tổng 15 phép thì mỗi tháng sẽ được cộng 1.25 phép)

• Số ngày công nghỉ phép sinh nhật: Số phép tặng thêm khi tới tháng sinh nhật

• Thời điểm cộng phép: Chọn ngày được cộng thêm phép trong tháng có sinh nhật

• Hạn sử dụng: Chọn thời hạn hiệu lực của ngày phép này là chỉ dùng trong tháng sinh nhật, nếu không chọn thì hạn sử dụng của phép sinh nhật sẽ theo chính sách chung.

• Số ngày công nghỉ phép thâm niên: Gồm khoảng năm thâm niên được thêm ngày phép và số phép được thêm trong khoảng đó (Ví dụ: với nhân sự có từ 3 đến 5 năm thâm niên trở lên thì được thêm 1 phép mỗi năm). Có thể thêm nhiều khoảng tùy ý.

• Thời điểm cộng phép: Chọn ngày được cộng thêm phép thâm niên, có 3 cách cộng như sau:

Ví dụ: nhân sự vào làm từ tháng 2, đúng tháng 2 năm nay nhân sự đủ thâm niên nhưng chu kỳ phép chạy vào 1/1 hàng năm thì nhân sự không được phép thâm niên năm nay do đã qua thời điểm tính phép, sang năm sau vào 1/1 sẽ cộng lại phép này (phép thâm niên không bị trùng do tháng 2 năm đó không cộng tiếp phép nữa).

1. Năm đầu tiên đạt mốc thâm niên: Nhân sự được cộng phép vào đúng ngày bắt đầu đủ năm thâm niên của block 1.
2. Các năm sau, sau khi đạt mốc thâm niên đầu tiên: Nhân sự được cộng phép thâm niên vào ngày bắt đầu chu kỳ phép, tính cả trường hợp nhân sự chuyển sang block thâm niên tiếp theo.

Ví dụ: nhân sự vào làm từ 4/2, vào ngày 4/2 năm thứ 3 mới đủ năm thâm niên thứ nhất thì sẽ được cộng phép vào đúng ngày đó. Từ năm tiếp theo, nhân sự được cộng phép vào đầu chu kỳ phép của chính sách. Khi nhân sự chuyển sang block tiếp theo, ví dụ 6 năm, thì cũng được cộng phép ngay đầu năm mà không cần đợi đến đúng ngày 4/2 năm thứ 6.

Nếu công ty có chính sách trả ngày nghỉ bù cho nhân sự làm thêm giờ trong tháng thì có thể kích hoạt để sử dụng. Có thể cấu hình hạn sử dụng số giờ tích lũy như sau:

• Số giờ tương ứng 1 ngày công nghỉ bù tăng ca: Nhập số giờ quy đổi thành 1 công khi sử dụng nguồn phép nghỉ bù.

         Ví dụ: nếu quy đổi 8 giờ thành 1 công thì, nếu nhân sự có 9 tiếng nghỉ bù tích lũy thì khi làm đơn xin nghỉ 1 công sẽ trừ đi 8 tiếng, sau đó còn lại 1 tiếng tích lũy. Số giờ nghỉ bù sẽ trừ theo cấu hình kể cả trường hợp ca làm việc có số giờ chuẩn khác với số giờ quy đổi => Nếu ca làm việc có 10 tiếng làm việc chuẩn thì khi nghỉ 1 công cũng chỉ trừ 8 giờ tích lũy.

• Số ngày được sử dụng thời gian nghỉ bù OT: Nhập số ngày tối đa được sử dụng nguồn phép nghỉ bù, tính từ ngày OT và được tích lũy thời gian. Nếu OT nhiều ngày khác nhau trong tháng thì hạn sử dụng của nguồn phép sẽ tính đúng theo từng ngày tích lũy. Nếu không chọn thì số phép mặc định hết hạn theo chính sách chung.

Các nguồn phép mới này có thể sử dụng theo 2 cách:

1. Cộng cố định vào chính sách phép hàng năm

Trong chính sách nghỉ phép, click nút Thêm nguồn phép, tại đây người dùng có thể chọn nguồn phép đã tạo thêm.

Nhập Số ngày công nghỉ phép và Thời điểm cộng phép, hàng năm vào ngày này nhân sự sẽ được cộng số phép của nguồn phép này.

2. Thêm số phép thủ công

Nếu số phép được cộng vào nguồn phép thêm không cố định thời gian và số lượng phép cho từng nhân sự, thì sau khi tạo nguồn phép thêm Admin sẽ không đưa nguồn phép này vào chính sách.

Để cộng phép cho nhân sự:
Bước 1: Vào Quản lý nhân sự => Quản lý phép (beta) => Click nút tác vụ ở thông tin nhân sự cần chỉnh sửa trên danh sách

Bước 2: Trên Popup Cộng/Trừ phép của nhân viên, chọn nguồn phép là nguồn phép mới tạo, chọn điều chỉnh cộng phép, số phép thay đổi và thời gian áp dụng điều chỉnh phép. Sau khi xác nhận, nhân sự sẽ được cộng phép và nguồn phép mới.